ещё
свернуть
Все статьи номера
статья 7 из 16
Не прочитано
11
Ноябрь 2019года
Этапы закупки

Пять наводящих вопросов помогут вам обоснованно потратить деньги в конце года

Каждый год в конце декабря вам на счет сваливаются деньги от распорядителя. Почему так поздно? А потому, что так устроено бюджетирование. Можно ли на это повлиять? Нет, нельзя. Что будет если не потратить деньги? Их не выделят, когда они реально будут нужны. Чтобы выявить резервы по экстренным закупкам в своем учреждении, ответьте на 5 вопросов. Если хотя бы на три вопроса у вас положительные ответы, вы успешно освоите лимиты.

Чтобы в конце года потратить деньги на что-то действительно нужное, это надо сделать и быстро, и эффективно. Эффективность проверяют контролеры. Они следят, чтобы каждая закупка прошла по выгодной цене и закрыла важную потребность учреждения. Но сроки у конкурентных процедур слишком длинные. Закупить все у едпоставщика тоже не выйдет — ограниченная цена контракта и исчерпанные лимиты к концу года этого не позволят. Поэтому первый наводящий вопрос, который определит судьбу вашей покупки, — сколько денег надо потратить. От этого зависит способ закупки, а значит, и сроки.


_____________________________________________________________________________
Далее в статье
История о неэффективном расходовании бюджетных средств


Сколько денег надо потратить и как выбрать способ закупки

Сейчас вы подумаете, что мы будем советовать закупку у едпоставщика. Будем, но не только ее. Во-первых, под конец года вам, как правило, скидывают денег больше, чем на один контракт с едпоставщиком. А два контракта у едпоставщика в одну дату уже дают риск дробления.

Если сумма небольшая. Закупайте у едпоставщика, если вам скинули в пределах 300 тыс. руб. или в пределах 600 тыс. руб., если вы работаете в учреждении культуры или образования. Вы можете использовать для закупок пункт 4 или пункт 5 части 1 статьи 93 Закона № 44-ФЗ. У едпоставщика можно купить даже на сумму до 1 млн, если речь идет о закупке лекарств по назначению врачебной комиссии. В этом случае используйте пункт 28 статьи 93 Закона № 44-ФЗ. Хотя с закупками у едпоставщика на деле выходит не все так просто, потому что на местах заказчиков часто обязывают согласовывать даже небольшие покупки. Подготовьтесь написать обоснование, почему не можете провести конкурентную процедуру.

Если сумма крупная. Закупайте запросом котировок, если сумма крупная, а потратить надо быстро. Во-первых, процедура конкурентная и никто вас не обвинит, что вы ограничили конкуренцию. Во-вторых, процедура самая быстрая — всего 5 рабочих дней на подачу, документация не нужна вообще. В-третьих, по цене процедура ограничена 500 тыс. руб., а несколько запросов котировок в одно и то же время не признают дроблением, как в случае с едпоставщиком. Читайте далее, какие наводящие вопросы помогут вам принять правильное решение, и истории коллег, которые столкнулись со сложными ситуациями.

Есть ли у вас систематические поставки

Посмотрите свои потребности за прошлый и текущий год. Есть ли среди объектов закупки то, что вы приобретаете с какой-то периодичностью: раз в квартал, ежемесячно, два раза в год. Это нужно, чтобы понять, не будет ли купленный вами на новогодние деньги товар в итоге бесцельно занимать место на складе. Если поставки систематические, значит, место постоянно освобождается. Проблема не столько в нерациональном использовании складских помещений, сколько в неэффективном расходовании бюджетных средств.

Почему это важно. Если вы наскоро купите то, что не сможете израсходовать — получите как минимум выговор. Если проверяющий обнаружит на складе большой неиспользованный остаток товара, вам вменят неэффективное расходование средств. И попробуйте потом оправдаться, что у вас не было времени не определение потребностей, потому что деньги скинули в последнюю неделю декабря без предупреждения. Если товар стоит на складе, вместо того чтобы приносить пользу учреждению, значит вы потратили деньги неэффективно. История нашего контактера покажет, как это бывает.

Совет

Закупайте рациональное количество товара. Определяйте его исходя из систематичности поставок и потребности за предыдущие годы. Для этого посмотрите, какие закупки чаще всего у вас повторялись в последние два года и продублируйте тот же объект в декабре.


_____________________________________________________________________________
Далее в статье
История о заказчике, который умеет осваивать средства, но не умеет хранить товар.


Есть ли у вас поставщики, которые могут хранить товар у себя

Заранее задумайтесь о складских мощностях: кто-то располагает большими складскими площадями, у кого-то складов нет вовсе. Но, возможно, у вас есть дружественные поставщики, которые готовы привозить товар порционно даже без письменных заявок, а просто по звонку.

Зачем решать складские вопросы. Ваша главная забота по лимитам, которые приплыли в конце года, — избавиться от них как можно скорее. Авансирование не каждый руководитель пропустит, а у федералов вообще есть отдельные списки товаров, которые нельзя авансировать. Поэтому многие хитрят, но делают так лишь с проверенными поставщиками. Схема такая — стороны экстренно подписывают контракт и спецификацию к нему. Заказчик быстро проводит оплату. И если нет складов — заказчик просит поставщика с определенной периодичностью привозить товар, чтобы его хватало, например, ровно на неделю. Так потихоньку выбирают товар по контракту. Такая схема работает, но она небезопасна. Сейчас объясним, почему.

В чем опасность. В ваши уже отработанные отношения с поставщиками может вмешаться контролер. И если он обнаружит, что у вас на складе нет того, за что вы уже заплатили, — ждите предписания. Ведь полный расчет по контракту только после полной приемки, если только у вас не предусмотрен 100 процентный аванс. В некрупных контрактах такое встречается редко. А самое страшное в том, что в ситуации могут усмотреть даже коррупционную составляющую. Якобы учреждение заплатило дружественному поставщику за товар, который никто не привез, раз его нет на складе. О дальнейшей судьбе бюджетных денег остается только догадываться. И объяснить, что товар есть, он просто стоит на складе у поставщика, потому что у вас его некуда ставить, будет очень сложно. Читайте историю о заказчике, который умеет осваивать средства, но не умеет хранить товар.

Совет

Рассчитывайте складские мощности. Если вам негде хранить товар — оформите с поставщиком договор ответственного хранения.


_____________________________________________________________________________
Далее в статье
История о легком и полезном способе потратить лимиты в конце года эффективно — направить сотрудников на обучение.


Есть ли у вас едпоставщики, которые могут быстро привезти товар

Если у вас есть, где хранить товар, и есть рациональный подход к потребностям, вся ваша стратегия разобьется о медлительность поставщиков. Крупные поставщики, как правило, очень неповоротливы. В конце дня они могут позвонить унылым голосом оператора отдела логистики и сообщить, что ваш товар сегодня не приедет, а отгрузка переносится на завтра. А завтра, допустим, у вас этот товар принимать некому. Можно писать претензии и расторгать контракт, но потребность надо закрывать. А с таким поставщиком вы ее вовремя не закроете. В итоге получите тонну проблем и неиспользованные под конец года лимиты.

С кем лучше работать. Если вам направили лимиты в конце года — отфильтруйте поставщиков и работайте только с теми, кто умеет делать это быстро. Если речь идет о закупке у едпоставщика. Пытаться найти новых поставщиков в конце года — это риск. Выберите проверенных оперативных поставщиков и работайте с ними, если есть такая возможность. Это может обойтись чуть дороже, чем работа напрямую с производителем, но лимиты будут освоены на то, что действительно нужно учреждению. Читайте, с какими проблемами столкнулся заказчик, который понадеялся быстро поработать с производителем, но передумал и оказался прав.

Совет

В перечне поставщиков выберите только тех, с кем вы уже имеете опыт оперативной работы по контрактам. Под конец года — это принципиально важный момент, иначе не успеете освоить лимиты из-за медлительности поставщиков. Учтите, что крупные компании не всегда подвижны.

Есть ли закупки, которые вы можете перенести на конец года

Если вам ежегодно выделяют примерно одинаковую сумму в 20-х числах декабря — спланируйте закупки заранее. Для этого попросите сотрудников учреждения обозначать свои потребности в течение года. Как правило, у учреждений дефицит бюджета, то есть денег вечно не хватает. Потому что в течение года лимиты могут отозвать или перераспределить неоднократно.

Как узнать потребность заранее. Назначьте ответственного за инвентаризацию в учреждении, например, завхоза. Раз в квартал обяжите его делать отчет об укомплектованности отделов. Ежеквартальная инвентаризация поможет определить, что именно купить для учреждения. Читайте, как своевременная инвентаризация помогла купить мебель для детей 25 декабря и освоить лимиты.

Совет

Обяжите завхоза проводить инвентаризацию ежеквартально. Так у всегда будет актуальная информация о том, что действительно нужно приобрести.

Часть нужных закупок можете заранее перенести на конец года. Следите за НМЦК. Она должна быть небольшая. Лучше, если НМЦК каждой закупки будет в пределах 500 тыс. руб. Это позволит вам провести самую простую и быструю конкурентную процедуру — запрос котировок. На нее нужно меньше всего времени и она не даст контролеру повод придраться к вам насчет ограничения конкуренции.

Есть ли услуги, на которые вы можете рационально потратить деньги

Если вам выделили деньги на закупку услуг, выбирать, на что их потратить, надо так, чтобы услуги вам оказали до конца года. Это нужно, чтобы успеть принять их и рассчитаться в полном объеме. Ремонтные работы отпадают сразу, хотя в них всегда есть необходимость. Часто исполнители из-за спешки допускают нарушения в работе. Если обяжете исполнителя доделывать работу, то просто не успеете ее принять до конца года. Если подпишите приемку, как есть — с нарушениями, — работа будет некачественной.

Какие полезные услуги можно купить быстро. В 2019 году в контрактной системе произошло много изменений. И некоторые из них неясно, как применять на практике. Это значит, что в контрактной системе могут быть возможности, которые многократно упростят вашу работу. Но вы их не применяете из-за отсутствия практики и разъяснений от регулятора. Легкий и полезный способ потратить лимиты в конце года эффективно — направить сотрудников на обучение. Это никогда не бывает лишним. Тем более, сотрудники оценят работодателя за вклад в их собственное развитие. Ведь чем выше квалификация специалиста по закупкам, тем меньше риск штрафа для самого учреждения. Потому что за нарушения штрафуют и юрлица тоже. Читайте историю о плохом стечении обстоятельств, которое в итоге сыграло заказчику на руку.

Совет

На выделенные в конце года лимиты обучите сотрудников. Это будет полезно для них в работе и эффективно для вас по расходу.

 

Также в этом выпуске

Как действовать заказчику при приемке товара с улучшенными характеристиками читайте в статье «Как понять, что поставщик предлагает действительно улучшенный товар»

Какие условия включить в документацию, чтобы в следующем году не было проблем с субподрядчиком СМП
№ 11, 2019
Три сценария действий заказчика, если поставщик привез улучшенный товар